Non va sottovalutato il benessere a lavoro. Per ogni manager, le riunioni rappresentano un appuntamento costante, una “girandola” che occupa mediamente 23 ore a settimana. Tuttavia, questa onnipresenza nasconde un paradosso: meeting organizzati in modo approssimativo non risolvono problemi, ma ne generano di nuovi, alimentando un circolo vizioso di inefficienza.
Maggiore attenzione al tema del benessere a lavoro
Dal 2015, la Meeting Science ha iniziato a studiare sistematicamente questo fenomeno, rivelando che il confronto collettivo è un’arma a doppio taglio: può essere il motore dell’engagement o la miccia per il burnout e le dimissioni di massa. Le ricerche condotte da Willem Standaert dell’Università di Liegi sottolineano che la criticità non risiede nel numero di incontri, ma nella loro progettazione.
Con la pandemia, il passaggio alle videoconferenze ha introdotto il “sovraccarico cognitivo” e l’iperconnessione, rendendo ancora più labili i confini tra vita privata e professionale. Inaspettatamente, il digitale ha esacerbato anche le disuguaglianze di genere. Molte lavoratrici riportano maggiori difficoltà a intervenire nelle sessioni online a causa di interruzioni frequenti, della ridotta percezione dei segnali non verbali e del “doppio carico” legato al lavoro domestico.
La tecnologia, lungi dall’essere neutrale, agisce spesso come una lente d’ingrandimento per pregiudizi e dinamiche di potere preesistenti: senza una regia consapevole, le riunioni virtuali rischiano di silenziare le voci meno dominanti invece di democratizzare il dibattito. La soluzione non risiede nell’abolizione dei meeting, bensì in una loro rigorosa progettazione strategica.
Secondo la ricerca, ogni incontro dovrebbe essere strutturato in base a uno di quattro pilastri fondamentali che sono: la condivisione di informazioni, la presa di decisioni, l’espressione di emozioni o opinioni e la costruzione di relazioni. Ogni obiettivo richiede un formato specifico.
Ad esempio, la costruzione di relazioni beneficia della presenza fisica o del video, mentre la condivisione di dati può essere gestita con strumenti asincroni. L’efficacia passa per accorgimenti pratici: ordini del giorno chiari, documenti inviati in anticipo e una moderazione attiva che garantisca turni di parola equi. Attraverso questo tipo di organizzazione il meeting può dare i suoi frutti, altrimenti ci si ritrova nelle condizioni sopra citate che risultano essere solo negative per il lavoratore e la stessa azienda. In ultima analisi, le riunioni sono lo specchio della cultura organizzativa.
Un ambiente in cui dominano solo i profili più carismatici o aggressivi durante un meeting difficilmente potrà dirsi inclusivo nella quotidianità. Trasformare le riunioni in spazi di costruzione collettiva e rispetto reciproco non è solo una questione di produttività, ma un investimento fondamentale sulla salute del capitale umano e sulla capacità d’innovazione dell’intera azienda.
